Open edX® trifft Full Fabric: Smarte Verwaltung der Studierenden für die German UDS

Die German University of Digital Science (German UDS), eine der ersten vollständig online ausgerichteten Universitäten Europas, hat einen wichtigen Schritt zur Weiterentwicklung ihrer Studierendenverwaltung unternommen. Durch die Integration ihrer Open edX-Plattform mit Full Fabric, einem Student Information System (SIS), hat die German UDS zentrale Prozesse wie Einschreibungen und die Synchronisierung von Noten vereinfacht und damit sowohl für Studierende als auch für die Verwaltung einen effizienteren, reibungsloseren Ablauf geschaffen.

Die Lücke zwischen Lernen und Verwaltung schließen

Für eine vollständig online arbeitende Universität wie die German UDS ist die Verwaltung von Studierendendaten über mehrere Systeme hinweg eine anspruchsvolle Aufgabe. Die Synchronisierung von Einschreibeinformationen zwischen der Open edX-Lernplattform und dem Student Information System ist dabei von zentraler Bedeutung. Ebenso wichtig ist eine korrekte und zeitnahe Übertragung von Noten, um die akademische Integrität zu wahren und Studierenden aktuelle Fortschrittsberichte sowie Zertifikate bereitzustellen.

Was ist Full Fabric?

Full Fabric ist ein umfassendes Student Information System (SIS) für Hochschulen. Es bietet eine zentrale Plattform zur Verwaltung verschiedener Aspekte des Student Lifecycle – von Zulassung über Einschreibung bis hin zu akademischen Aufzeichnungen und Student Engagement. Full Faabric unterstützt Universitäten wie die German UDS dabei, administrative Prozesse zu vereinfachen und die Erfahrung der Studierenden insgesamt zu verbessern.

Die Open edX® Plattform

Die Open-Source-Lernplattform Open edX® ist ein Learning-Management-System (LMS), das es Institutionen, Organisationen und NGOs ermöglicht, Online-Kurse bereitzustellen. Open edX zeichnet sich durch hohe Anpassungsfähigkeit, Flexibilität und Skalierbarkeit aus. Das LMS der German UDS basiert auf der Open-edX®-Plattform und bietet Studierenden eine dynamische, flexible und barrierefreie Lernumgebung. Über das LMS werden akademische Programme und Kurse vollständig online vermittelt.

Erkunden Sie die Lernplattform der German UDS : https://open.german-uds.de.

Open edX und FullFabric

Als offizieller Open-edX-Dienstleistungspartner haben wir im E-Learning-Projekt der German UDS eng mit dem Team von FullFabric zusammengearbeitet, um die Herausforderungen der Studierendenverwaltung zu adressieren und eine zuverlässige Integration zwischen der Open edX-Plattform und Full Fabric umzusetzen.

Mithilfe von APIs, Webhooks und einer auf Task-Verarbeitung via Celery stellt diese Integration einen reibungslosen Datenaustausch in Echtzeit zwischen den beiden Systemstrukturen sicher.

Technische Details

Integrationsarchitektur

Die Integration basiert auf folgenden Komponenten:

• REST-API-Kommunikation Die Open edX-Plattform und FullFabric kommunizieren über REST-APIs, um Studierendendaten, Kurseinschreibungen und Notenaktualisierungen auszutauschen.
• Webhook-Verarbeitung FullFabric-Webhooks benachrichtigen Open edX über Änderungen an Studierendendaten und lösen automatisierte Einschreibungs- und Notenaktualisierungen aus.
• Asynchrone Task-Verarbeitung Celery übernimmt Hintergrundaufgaben wie die Notensynchronisierung, damit die Hauptanwendung nicht blockiert wird.
• Django-ORM-Modelle Ein eigens erstelltes Django-Modell (FullFabricWebhook) speichert Webhook-Daten zur Verarbeitung und für Auditzwecke.
• Eigene Django-Views & Endpunkte Django-Views stellen API-Endpunkte bereit, die eingehende Daten von FullFabric verarbeiten.

Details zur Umsetzung

• Synchronisierung der Einschreibung Wenn sich ein Studierender in FullFabric für einen Kurs einschreibt, sorgt die Integration dafür, dass er automatisch auch im entsprechenden Kurs auf Open edX eingeschrieben wird.
  a) Eine POST-Anfrage wird von FullFabric an Open edX gesendet und löst die Einschreibung aus.
  b) Verfügt der Nutzer noch über kein Konto, ruft das System die sekundäre E-Mail-Adresse über die FullFabric-API ab und legt automatisch ein neues Konto in Open edX an.
  c) Werden profile_id und unit_id gefunden, erfolgt die Einschreibung über die Enrollment-API von Open edX oder direkt über das Django ORM.
• Synchronisierung der Noten In Open edX erzielte Noten werden automatisch an FullFabric übermittelt, sodass die akademischen Aufzeichnungen stets aktuell sind.
  a) Im Grade Micro-Frontend (MFE) wurde eine Schaltfläche zur Notenübermittlung implementiert.
  b) Nach Kursende klickt der Dozent oder ein Superuser auf diese Schaltfläche, um alle Noten an FullFabric zu übertragen.
  c) Der API-Endpunkt empfängt eine JSON-Payload mit Nutzer-IDs und den zugehörigen Noten.
  d) Die Celery-Task aktualisiert die Noten asynchron auf FullFabric.
  e) Nach der Übertragung werden die Noten mit folgender API-Anfrage automatisch in FullFabric veröffentlicht:

1patch_url = f"{BASE_URL}apis/registrations/profiles/{profile_id}/registrations"
2
3payload = {
4
5   "registrations": [{
6
7       "context_id": context_id,
8
9       "unit_id": unit_id,
10
11       "grades": [{
12
13           "label": "Final grade",
14
15           "name": "final",
16
17           "value": int(grade_value),
18
19           "published": True,
20
21       }],
22
23   }],
24
25}
26
27response = requests.patch(patch_url, headers=HEADERS, json=payload)
Copy

Herausforderungen und Hindernisse während der Integration

• Verzögerungen bei der Datensynchronisierung Webhook-basierte Aktualisierungen führten teils zu Verzögerungen bei der Datenübertragung aufgrund von Verarbeitungswarteschlangen. Der Einsatz von Celery-Hintergrundaufgaben trug dazu bei, dieses Problem durch asynchrone Verarbeitung der Anfragen zu entschärfen.
• Umgang mit Nutzerkonten in Open edX Schrieb sich ein Studierender über FullFabric ein, ohne bereits ein Open edX-Konto zu besitzen, musste das System die sekundäre E-Mail-Adresse abrufen und dynamisch ein Konto anlegen. Dies erforderte zusätzliche Logik, um doppelte Konten zu vermeiden und gleichzeitig eine reibungslose Einschreibung sicherzustellen.
• Prozess der Notenveröffentlichung Zunächst kam es bei der Aktualisierung von Noten zu Konflikten, da die Kurs-IDs zwischen Open edX und FullFabric nicht übereinstimmten. Es war notwendig, ein Mapping-System zu implementieren, um Open edX-Kurse korrekt mit FullFabric-Units zu verknüpfen.

Die Umsetzung der Verbindung zwischen Open edX und Full Fabric war eine gemeinsame Leistung, bei der das detaillierte Verständnis der German UDS für ihre Anforderungen an die Studierendenverwaltung mit der technischen Expertise von Abstract Technology in Bezug auf Open edX-Integrationen und Weiterentwicklungen zusammenkam. Das Projekt umfasste sorgfältige Planung, präzise Entwicklung und gründliches Testen, um eine zuverlässige Integration sicherzustellen.

Wesentliche Vorteile der Integration

• Automatisierte Synchronisierung der Einschreibung: Die Integration automatisiert die Übertragung von Einschreibedaten von FullFabric zur Open edX-Plattform. Dadurch entfällt die manuelle Dateneingabe, das Fehlerrisiko sinkt, und Studierende werden zeitnah in die richtigen Kurse eingeschrieben.
• Echtzeit-Notensynchronisierung: Von Studierenden auf der Plattform der Academy erzielte Noten werden automatisch mit FullFabric abgeglichen. So bleiben die akademischen Aufzeichnungen stets korrekt und aktuell.
• Höhere Effizienz und geringerer Verwaltungsaufwand: Durch die Automatisierung zentraler Prozesse reduziert die Integration den Verwaltungsaufwand für das Personal der German UDS spürbar und schafft Freiraum für andere wichtige Aufgaben.
• Verbesserte Benutzererfahrung: Studierende profitieren von einem strukturierteren und effizienteren Ablauf mit zuverlässiger Authentifizierung sowie jederzeit verfügbaren Einschreibe- und Noteninformationen.

Fazit

Die erfolgreiche Integration von Open edX und Full Fabric an der German UDS zeigt, wie Technologie administrative Prozesse vereinfachen und die Online-Lernerfahrung verbessern kann, ohne Abstriche einzugehen. Während sich die German UDS weiterentwickelt, bildet diese Integration eine solide Grundlage, um Studierenden weltweit hochwertige Online-Bildung anzubieten.

Nahtlose Synergie

Diese erfolgreiche Integration zeigt das Potenzial, das entsteht, wenn belastbare Student Information Systems wie FullFabric mit der Flexibilität der Open edX-Plattform kombiniert werden, um eine einheitliche und effiziente Bildungserfahrung zu schaffen.